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印刷物発注担当者様 デジタル時代の落とし穴


第3回 同じものが見えているとは限らない

今の花火、素敵ね。そうかな、歪んでいてなんだか変な花火だったよ。ふたりの距離は遠いのです。

エクセル、ワード、パワーポイント。ビジネスシーンでは、多くの人が使っているポピュラーなソフトです。多くの人が、お世話になっている事でしょう。しかしこのポピュラーなソフトにも思わぬ落とし穴が潜んでいます。エクセルの例でお話ししましょう。セルに直接入力された文字については互換性では、あまりトラブルはありません。しかし、貼り込みをした別データ(図表、写真など)に関してはデータ上では存在しても、見た目ではまったく見えなかったり、大幅に位置がズレることもあります。Windows同士では極端に崩れるケースは少ないようですが、あなたがWindowsで相手がMac版のエクセルまたは、互換性のあるNEOオフィスの場合、ほとんど崩れると思っていて間違いありません。位置がずれているだけでしたら、意志の疎通にはあまり支障はないのですが、どうやってもまったく見えない場合はトラブルのモトになります。

つい最近も、エクセルのファイルを受け取りました。ファイル名は「組織図」となっていて、画面の下半分に、肩書きと氏名、電話番号の入った表がひとつ。う〜ん。これは、組織図っていうより、名簿ですよね?と、お客様に確認するとどうも話しが噛み合わない。あわてて、Windowsの環境へデータを移してエクセルで開き直してみたら、上半分の不審な空白に組織図がちゃんと入っていたのです。似たような事は、ワードやパワーポイントでも起こります。

写真を貼り込んだ上に、線を引き出してそれぞれのポイントの説明を書き足した場合、まったく別の場所に引き出した線が存在していることも少なくありません。

Mac一筋だったデザイナー達にも、近年はWindowsユーザーがかなり増えてきました。Webのデザイン現場はMacだけでなく、Windowsが主流のようです。しかし紙媒体のデザイナーの多くはまだMacしか持っていないケースも多いのです。

トラブルを防ぐにはどうしたらよいでしょうか。大きくわけて三つの方法があります。都合のやり方を選んで試してみて下さい。

1.紙で出力したものを同時に渡す

エクセルなどのファイルと一緒に、プリンタで出力して紙を渡す方法です。デジタルデータがあるのになんでプリントを…と思われるかもしれませんが、これが一番簡単です。直接出力紙を渡すことが出来ない場合に、FAXを送るだけでもかなりの事故が防げます。欠点は、枚数が多いとかえって繁雑になることです。

2.PDFファイルも一緒に渡す

エクセルなどのファイルと一緒に、PDFファイルに保存し直したものを一緒に渡す方法です。PDFは相手のコンピュータの機種や環境に依存することなく、作成した本人のイメージをかなり正確に伝える事ができる便利な保存形式です。PDFファイルの作成方法は、バージョンによって多少異なりますが、オフィス2010(ワード2010とかエクセル2010)以降でしたら簡単にPDF形式で保存ができます。「名前を付けて保存」を選び、「ファイルの種類」のところは下の方にある[PDF (*.pdf)]を選択してください。これを一緒に相手に渡しましょう。

3.プリントした紙をスキャンする

プリンタで出力した用紙をスキャナーで読み込んで画像にしてしまう。
 強引なやり方ですが、特にモノクロのFAXに比べると色が付いているのでわかりやすい場合があります。しかしこれも枚数が多い時には大変ですし、手元にスキャナーがないと簡単には出来ません。自分に見えているものが、相手にも同じように見えるとは限りません。しかし、ほんの少しの工夫で、わかり合えるようになる事は、まだまだ沢山ありそうです。

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