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【2009.05】段取力は安全につながる

以前、保険会社に在籍中交通安全セミナーも実施していましたが、その中でよく引用していたのが「1・2・3運動」というものです。安全運転のポイントとして、「1割のスピードダウン、2倍の車間距離、3分早い出立」が大切ということですが、3つの中で特に重要と思うのが「3分早い出立」です。私たちは忙しい日常の中、ともすれば出発予定時間ぎりぎりまで仕事をしてから出掛けるということはよくあることと思いますが、そのような時に限って予想外の渋滞に巻き込まれる事が多いものです。その結果、顧客との待ち合わせ時間に間に合わないとみるや、殆ど赤信号になりかけの交差点を走り抜ける、かなりのスピードを出してしまうなど安全運転とは程遠いことになりやすく、最悪、事故を引起こすことになりかねません。このような顛末のそもそもの原因をたどると出発予定時間を過ぎるか、ぎりぎりまで仕事をしてしまったことにたどり着きます。それを回避する方策として余裕をもって出掛けることが大切なのですが、その前提として、予め出発前に済ませる仕事をスケジュール化することと、急な仕事が入った時でも「今何をやるべきか」というポイントを外さないことが大切なことです。つまり、これらはすべて「段取り」の良し悪しに起因することと言えます。広辞苑によれば「段取り」とは「事の順序・方法を定めること、心構えをすること・工夫すること」とありますが、「仕事を進める上での順序や方法を工夫して効率よく行うようにすること」と言い換えられます。昔から「段取り8分に仕事2分」といわれます。つまり、事前の準備、手順などを十分に練っておけば本仕事もスムーズに出来ることと言っているように、目の前にある仕事に闇雲に手を着けていくのではなく、全体の仕上がりと納期(工期)などを考えてから仕事に着手すべしという喩です。この段取りが悪いと仕事を進めていく途中で手順を間違えたり、必要な材料、品物の不足などが起きトラブルに巻き込まれ、時間的、金銭的なロスを生じます。そうした状況下ではあせりが生じ、無理な作業となり、その結果どうしても事故が起きやすい状況になってまいります。

このような話を安全講話の中で話すことがありますが、以前、セミナー終了後に「私はもともと段取りが悪いのですが、どうしたら段取りが良くできますか?」とあきらめ顔で相談に来る人もいました。このような時に「段取りの良し悪しは先天的な要因ではありません。訓練次第でピカ一の仕事人になれます」と答えました。

では、その処方箋は何でしょうか?

答えは「自分で料理を始める」ということです。自称、「段取りの悪い」方の多くはご自身で台所に立たない方が多いものです(と言って、主婦すべて段取りが良いともいえないが・・)。考えてみるとその進め方から言えば「ある仕事を完成させる=料理を完成させる」であり、料理を作るということは仕事に関するすべての要素を含んでいます。料理を全く作ったことがない方も簡単な鍋やカレーなどから作ることをお勧めします。ここで重要なことは、何を、どのように、いくらの予算で、いつまでに仕上げるという簡単な目標を決めてから始めることです。出来ればそれをノートに記しておくと良いでしょう。食材も自身でスーパーに行って揃え、自身で切る、煮るそして食することがポイントです。ここまでが第一段階です。後は、料理する機会を増やしていくことです。

更に、段取りの達人になるにはこの上の仕事をこなしていかなければなりません。それはプロジェクトの実施です。ここで言うプロジェクトとは知人、友人を自宅に招いて料理を味わってもらうことです。例えば、何かのお祝い、ホームパーティの機会で良いでしょう。

段取り パーティを主催するということは、
準備段階で、

誰を何人呼ぶ
いつ行う
どのように、いつまでに知らせる
何をどれだけ作る
その予算は
何をどこで買う
等の企画に相当する段取りが求められ、
また、当日には

当日の仕込みをいつ始める
ヘルプを頼む/頼まない

等々多方面の段取り力が要求されます。このようにパーティを開催し、自分で作った料理を振舞うということは正に仕事のプロジェクトのミニ版なのです。

とはいっても、料理をこれからやりたいという方にとっていきなりこのような事は無理ですが、「段取りを更に良くしたい」「段取りの達人になりたい」という目標があれば、このようなホームパーティの定期的な開催をお勧めします。その過程で得られることは仕上がりの全体像をイメージし、何を、いつまでに完了するといったことですから、それは取りも直さず、職場で新しい仕事がきても、完成イメージの可視化が出来、ゴールに向かって効率よい仕事の進め方を示すことが出来るようになります。その結果、時間の短縮、経費の節減などに大きく直結することになります。

さて、段取りが良くなると必然的に良くなるのが安全面です。冒頭でも引用しましたように、「ムリ、ムダ、ムラ」が極力無くなる効果ばかりでなく、仕事にゆとりが生まれます。ゆとりは不安全行動の排除、不安全状態の気づき、そして安全な職場へと結びつくものです。それは、更に「改善の良いサイクル」を呼び込むことにもなり、職場での波及効果は決して小さくはないと言えるのです。


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